Factuur wordt niet betaald

Bijna iedere ondernemer krijgt er wel eens mee te maken: wanbetalers. Heel vervelend, want het kost je geld, tijd én energie. Soms kan het er zelfs voor zorgen dat je zelf niet meer aan je betalingsverplichtingen kunt voldoen. En dat is natuurlijk niet de bedoeling. Gelukkig kun je wel stappen zetten als je factuur niet betaald wordt:

• Verkoop je openstaande facturen met factoring
• Ga in gesprek met niet-betalende klanten
• Pas je leveringsvoorwaarden aan
• Stuur een aanmaning
• Schakel een incassobureau in

Als ondernemer wil je je richten op je (groei)ambities en geen kopzorgen hebben over wanbetalers. Factoring kan je dan helpen. Het idee? Je draagt een factuur of je hele debiteurenbestand over aan een factoringmaatschappij. Via hen krijg je direct betaald of krediet verstrekt (op basis van het openstaande saldo). Goed om te weten: het debiteurenrisico is vervolgens voor rekening van de factoringmaatschappij. Betaalt een klant niet? Dan krijg jij toch je geld.

Iedere ondernemer streeft naar een goede relatie met klanten. Juist daarom kan het lastig zijn om aan de bel te trekken bij niet-betalende klanten. Toch is het belangrijk dat je communiceert over openstaande facturen. Het is niet nodig om meteen een formele betaalherinnering te versturen. Een telefoontje over het verstrijken van de betaaltermijn werkt vaak prima.

Is er een goede reden voor de betalingsachterstand? Denk dan met je klant mee over een oplossing. Misschien kunnen jullie kiezen voor deelbetalingen? Als een klant de factuur niet wil betalen, stuur je een aanmaning. Daardoor kun je later een incassotraject starten.

Neem de volgende zaken sowieso op in de leveringsvoorwaarden:

Een betaaltermijn:

Zorg dat je een betalingstermijn opneemt in je leveringsvoorwaarden (dit kan voor zowel particuliere als zakelijke klanten). De meeste bedrijven en organisaties hanteren een betalingstermijn van 30 dagen. Je kunt ook een afwijkende betaaltermijn afspreken, bijvoorbeeld 14 dagen.

Spreid betalingen:

Factureer je grote bedragen in één keer, bijvoorbeeld bij een groot project? Dan kun je deelbetalingen of vooruitbetalingen overwegen. Handig, want zo weet je snel meer over het betaalgedrag van je klant. En daar kun jij je gedrag vervolgens weer op aanpassen. Ook heb je sneller de beschikking over je geld. Daardoor blijft je werkkapitaal op peil.

Beloon snelle betalers:

Belonen is beter (en leuker) dan straffen. Betaalt je klant snel? Dan kun je een kleine korting geven. Je zorgt er zo voor dat je sneller je geld tot je beschikking hebt, dat is positief voor de cashflow van je bedrijf.

Helaas, nog steeds geen geld op je rekening? Stuur dan een aanmaning waarin je de afnemer in gebreke stelt. Laat weten dat je het niet eens bent met de onbetaalde factuur en geef je klant een laatste betaalkans. Voeg een redelijke betaaltermijn toe aan de aanmaning. Zo krijgt je klant wat ruimte om de zaken te regelen of te onderhandelen. Een termijn van 2 weken is gebruikelijk.

Nog een tip: verstuur een aanmaning altijd aangetekend. Zo heb je namelijk bewijs dat je een redelijke betaaltermijn hebt geboden.

Helpt de aanmaning niet? Dan kun je een incassobureau inschakelen. Het bureau controleert eerst of het gaat om een dispuut (een conflict over levering) en vraagt je om facturen, herinneringen en overige communicatie aan te leveren. Daarna probeert het incassobureau het openstaande bedrag voor je te innen.